5 errores en tu web que provocan fallos en la due diligence

La mayoría de fallos en la due diligence a nivel de web no los provoca nada exótico. Los provoca una lista corta de carencias predecibles y corregibles que aparecen en casi todos los sitios construidos rápidamente por un fundador que estaba pensando en el producto, no en la revisión de cumplimiento.

Los sistemas KYB automáticos de plataformas como TrueBiz, Parcha, Persona, AiPrise y Baselayer han hecho que estas comprobaciones sean consistentes y rápidas. Un rastreador analiza tu web antes de que ningún revisor humano abra siquiera tu expediente. A continuación están los cinco errores que aparecen con más frecuencia en revisiones fallidas, con el motivo concreto por el que cada uno es un problema.

Error 1: No tener email empresarial en tu dominio

Usar Gmail, Outlook, Yahoo o cualquier otra dirección personal de email gratuita como contacto principal de tu empresa es la señal de alerta más consistente en los sistemas KYB automáticos.

El motivo no es que los proveedores de email gratuito sean intrínsecamente poco fiables. El motivo es que una empresa que opera a cualquier escala seria habrá configurado el email en su propio dominio. El esfuerzo necesario es de unos 15 minutos usando cualquier proveedor de email empresarial principal (Google Workspace, Microsoft 365, Zoho, Fastmail). El coste es de 6 a 12 euros al mes.

Una empresa que no ha hecho esto, a ojos de un sistema KYB, o no sabe que es una expectativa estándar o no se ha molestado en cumplirla. Ambas interpretaciones son señales negativas para una institución financiera que intenta decidir si ofrecer servicios bancarios.

La lógica de riesgo es sencilla: los actores fraudulentos y las empresas sintéticas usan casi siempre email gratuito porque configurar email de dominio requiere tener un dominio, pagar por el servicio y crear un rastro documental. Las empresas legítimas configuran email de dominio porque es el primer paso obvio.

TrueBiz, Parcha, Persona, AiPrise y Baselayer incluyen el análisis del dominio de email en sus comprobaciones web automáticas. La presencia de un email corporativo en un dominio coincidente, contacto@tuempresa.com en lugar de tuempresa@gmail.com, es una señal positiva. Su ausencia es una señal negativa que, según la institución, puede desencadenar una retención manual o un fallo directo.

La corrección: configura Google Workspace, Microsoft 365 o equivalente en tu dominio antes de enviar cualquier solicitud. Actualiza todas las páginas de tu web que muestren una dirección de email.

Error 2: Sin páginas legales (o páginas legales sin contenido)

Un sitio web empresarial sin política de privacidad, términos de servicio y una página de contacto con información real transmite a los verificadores, tanto automáticos como humanos, que el sitio se montó para la solicitud, no que se construyó para un negocio real en funcionamiento.

Las páginas legales no se revisan por su calidad jurídica durante el KYB. Se comprueban por su existencia y por un mínimo de contenido. Una política de privacidad con tres párrafos que mencionen la recogida de datos, una página de términos que describa el servicio y la relación con los usuarios, y una página de contacto con un email de dominio y una dirección física o registrada suelen ser suficientes para superar la comprobación automática.

Lo que falla habitualmente: un sitio que tiene un enlace en el pie de página con la etiqueta "Privacidad" que devuelve un 404, o una página de privacidad con la única frase "No recogemos tus datos", o una página de términos idéntica a una plantilla genérica que no menciona la empresa por su nombre. Los rastreadores automáticos analizan la página y puntúan en función del número de palabras, la presencia de palabras clave y si el nombre de la empresa aparece en el contenido.

La corrección: instala páginas legales reales antes de solicitar. No hace falta que las redacte un abogado para superar la comprobación web, aunque deben ser legalmente adecuadas para tu jurisdicción si realmente recoges datos de usuarios. Servicios como Termly, GetTerms o iubenda generan plantillas conformes en minutos.

Error 3: Una página About sin nombres reales, sin equipo real, sin historia real

La página About es donde los revisores humanos pasan más tiempo durante una retención manual. Es la página que responde a la pregunta: quiénes son las personas reales detrás de este negocio.

Una página About genérica, "Somos un equipo de profesionales apasionados dedicados a aportar valor", sin nombres, sin fotos, sin trayectorias profesionales y sin historia de la fundación, no responde a esa pregunta. Realiza la forma de una página About sin proporcionar la sustancia.

Los sistemas automáticos también comprueban la página About. Buscan personas nombradas, títulos y contexto biográfico. Persona y AiPrise, en particular, cruzan los nombres encontrados en el sitio con bases de datos profesionales para confirmar que los individuos identificados existen y tienen historiales profesionales relevantes.

Lo que falla: una página About que describe la misión de la empresa sin nombrar a nadie, una sección de equipo con fotos de stock etiquetadas como "Nuestro CEO" y "Nuestro CTO" sin nombres, y páginas que claramente se redactaron antes de que la empresa tuviera un equipo directivo y nunca se actualizaron.

La corrección: nombra a los fundadores o al operador principal. Incluye un párrafo de trayectoria profesional. Enlaza a un perfil de LinkedIn. Una persona real con un nombre real y un historial profesional creíble en tu página About vale más que cualquier cantidad de lenguaje corporativo sobre misión y valores.

Error 4: Sin página de contacto, o con solo un Gmail personal

La página de contacto es el canal a través del cual un verificador comprobará si tu empresa responde realmente. Durante la revisión manual, algunos equipos de cumplimiento envían un email de prueba o rellenan el formulario de contacto.

Una página de contacto que falta es una alerta automática. Una página de contacto que solo muestra una dirección de Gmail (o solo un formulario de contacto sin email visible) es una versión más débil del mismo problema. Una página de contacto que muestra un email de dominio, una dirección física o de oficina virtual y opcionalmente un teléfono es lo que el verificador espera encontrar.

Lo que comprueban específicamente los sistemas automáticos: la página de contacto se rastrea, todas las direcciones de email que contiene se analizan y se extraen sus dominios. Una página que muestra tunegocio@gmail.com fallará la comprobación de email de dominio. Una página que no muestra ningún email, solo un formulario, depende de cómo esté configurado el sistema, pero generalmente puntúa más bajo que una página con un email de dominio visible.

La corrección: crea una página /contacto. Muestra tu dirección de email de dominio de forma prominente. Incluye la dirección empresarial (la dirección registrada es aceptable). Si tienes teléfono, inclúyelo. Prueba el formulario si tienes uno.

Error 5: La web contradice tu información de registro

Este es el fallo que provoca los retrasos más largos porque requiere cambios reales y luego una nueva revisión, en lugar de simplemente enviar documentos.

Contradicciones habituales: el nombre legal de la entidad en la solicitud es "Larrazabal Consulting LLC" pero la web dice "Larrazabal" en todas partes y nunca divulga el nombre legal completo. El estado en la solicitud es Delaware pero la web dice "Con sede en Madrid". La categoría empresarial en la solicitud es "desarrollo de software" pero la web solo habla de servicios de marketing. La dirección en la solicitud es una oficina virtual en Nueva York pero el pie de página de la web muestra una calle de Miami.

Los sistemas automáticos que cruzan puntos de datos, Middesk y Baselayer son especialmente exhaustivos en esto, marcarán cualquiera de estas discrepancias y derivarán la solicitud a revisión manual. Los revisores humanos pedirán entonces una explicación. La explicación lleva tiempo, genera intercambios de mensajes y a veces termina en una denegación si el revisor concluye que las discrepancias sugieren falsedad.

La corrección: antes de enviar cualquier solicitud, audita tu web frente a tres datos. Primero, el nombre legal exacto tal como figura ante tu estado. Segundo, la actividad empresarial tal como la has descrito en la solicitud. Tercero, la dirección y la jurisdicción tal como aparecen en tus documentos de registro. Actualiza la web para que coincida con los tres antes de solicitar.

Por qué estos errores son tan frecuentes

Estos cinco problemas comparten una causa raíz: el sitio web se construyó para describir el negocio a clientes potenciales, no para satisfacer a un revisor de cumplimiento. Son audiencias distintas con prioridades distintas.

A un cliente le importa si tu producto resuelve su problema. A un revisor KYB le importa si tu empresa es real, coherente y opera legalmente. El lenguaje, las páginas y las señales que sirven a una audiencia no sirven automáticamente a la otra.

PresenceReady construye sitios web empresariales específicamente para la audiencia de cumplimiento. La estructura, las páginas y el contenido están calibrados frente a lo que comprueban los sistemas KYB automáticos y lo que buscan los revisores humanos durante las retenciones manuales. Los cinco puntos de fallo anteriores quedan cubiertos en la configuración estándar.

Si tu web tiene alguna de estas carencias y estás a punto de solicitar una cuenta en Mercury, Brex, Relay, Wise, Stripe Atlas o cualquier otra plataforma con un requisito KYB, corrígelas antes de enviar. Los días que pierdes en una retención manual son habitualmente mucho más caros que las horas que toma resolver los problemas de fondo.